Gültig ab: 01.01.2025

Strait Up Services LLC ist sich der Bedeutung des Schutzes sensibler Kundendaten und Dokumente bewusst, die im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen übermittelt werden.

Dieser Nachtrag ergänzt unsere Datenschutzerklärung und erläutert, wie Dokumente und sensible Informationen im Rahmen unserer betrieblichen Abläufe behandelt werden.

1. Arten der gesammelten Dokumente

Je nach den angeforderten Dienstleistungen können Kunden unter anderem folgende Unterlagen vorlegen:

• Reisepässe oder Ausweisdokumente;
• Adressnachweis;
• Unternehmensunterlagen;
• Schreiben der US-Steuerbehörde (IRS);
• Steuer- und Buchhaltungsunterlagen;
• bankbezogene Unterlagen;
• unterzeichnete Vereinbarungen und Compliance-Formulare.

2. Zweck der Datenerhebung

Dokumente und Informationen werden ausschließlich für folgende Zwecke erhoben:

• Erbringung von Dienstleistungen;
• Compliance-Verfahren;
• Koordination bei der Unternehmensgründung;
• Prüfverfahren;
• administrative Unterstützung;
• behördliche oder von Dritten vorgeschriebene Meldepflichten.

3. Eingeschränkter Zugriff

Der Zugriff auf Kundendokumente ist auf befugtes Personal und Dienstleister beschränkt, die diesen Zugriff im Zusammenhang mit den angeforderten Dienstleistungen benötigen.

Wir ergreifen wirtschaftlich angemessene administrative und technische Maßnahmen, um den unbefugten Zugriff auf Kundendaten zu verhindern.

4. Sichere Übertragung und Speicherung

Soweit möglich, nutzt Strait Up Services LLC sichere Plattformen, passwortgeschützte Systeme, verschlüsselte Verbindungen (SSL) und Speicherlösungen mit kontrolliertem Zugriff für die Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten.

Kunden werden gebeten, die Übermittlung hochsensibler Informationen über ungesicherte Kommunikationskanäle nach Möglichkeit zu vermeiden.

5. Drittanbieter

Bestimmte Dokumente können an vertrauenswürdige Drittanbieter weitergegeben werden, sofern dies für die Erbringung der Dienstleistung unbedingt erforderlich ist, darunter:

• Registered Agents;
• Buchhalter und Rechnungswesen-Dienstleister;
• Behörden;
• Post- und Versanddienstleister;
• Anbieter von Compliance-Dienstleistungen;
• Zahlungsdienstleister.

Diese Dritten verfügen möglicherweise über eigene Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien.

6. Datenaufbewahrung

Dokumente und Informationen können zu betrieblichen, Compliance-, rechtlichen, steuerlichen, buchhalterischen oder archivtechnischen Zwecken für wirtschaftlich angemessene Zeiträume aufbewahrt werden, es sei denn, die Löschung ist gesetzlich vorgeschrieben oder wird, soweit zulässig, ausdrücklich verlangt.

7. Verantwortung des Mandanten

Die Kunden sind weiterhin verantwortlich für:

• Sicherstellung, dass die eingereichten Unterlagen korrekt und rechtskonform sind;
• die Sicherheit ihrer eigenen Geräte und E-Mail-Konten zu gewährleisten;
• den Schutz der Anmeldedaten für den Zugriff auf das Kundenportal.

8. Keine Garantie für absolute Sicherheit

Zwar ergreift Strait Up Services LLC wirtschaftlich angemessene Maßnahmen zum Schutz von Daten, doch kann bei keiner elektronischen Übertragungs- oder Speichermethode eine vollständige Sicherheit garantiert werden.

Dementsprechend erkennen die Kunden an, dass die Übermittlung von Informationen über das Internet mit gewissen Risiken verbunden ist.

9. Änderungen

Dieser Nachtrag kann in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden, um betrieblichen, rechtlichen oder technologischen Änderungen Rechnung zu tragen.